Fra Sparekassen Thy (i det følgende benævnt Sparthy)

Store Torv

7700 Thisted

Til jobansøgere i det følgende benævnt (Ansøger)

1. Som led i rekrutteringsprocedure, hvad enten der modtages ansøgning uopfordret eller opfordret vil Sparthy som dataansvarlig indsamle og behandle en række personoplysninger om Ansøger.
2. Når Ansøger selv fremsender oplysninger til Sparthy, hvad enten det er i forbindelse med en uopfordret ansøgning eller i forbindelse med, at Sparthy har søgt medarbejdere, vil der ikke blive indhentet samtykke fra den pågældende Ansøger, da oplysningerne er fremsendt af Ansøger selv, jfr. Datatilsynets vejledning.
3. Behandlingen vil ske i overensstemmelse med principperne og som foreskrevet i de til enhver tid gældende regler i persondataforordningen, herunder som gennemført og suppleret i databeskyttelseslovgivningen.
4. De data om Ansøger der behandles, kan omfatte oplysninger om navn, kontaktoplysninger, cpr.nr., uddannelsesforhold, erhvervserfaring, CV, familieforhold, stilling, mailadresse, billede, eksamensbeviser, udtalelser m.m.
5. Alle ansøgninger modtages i et særskilt rekrutteringssystem ”Elvium”, som kun HR har adgang til. Sparthy har indgået databehandleraftale med Elvium.
6. Hvis det bliver aktuelt at indhente personprofil, vil dette kræve Ansøgers samtykke. Der vil til evt. ansættelsessamtale blive givet en kort tilbagemelding på profilen.
7. Da Sparthy har en legitim interesse i at sikre, at der ikke ansættes medarbejdere, der indenfor de seneste 5 år er blevet dømt for eksempelvis økonomisk kriminalitet, er det et krav for ansættelse i Sparthy, at Ansøger kan fremvise en ren straffeattest.
8. Formålene med behandlingen af de nævnte data sker som led i rekrutteringsprocedure, herunder vurdering af kvalifikationer samt vurdering af evt. fremtidig jobmulighed.
9. Ansøgers ansøgning og oplysninger vil altid blive behandlet fortroligt, og kun videregivet til personer som i øvrigt har med rekrutteringsprocessen at gøre. Fremsender Ansøger en uopfordret stilling, deler HR ansøgningen med den eller de ledere i Sparthy, hvor ansøgningen kan være interessant og relevant.
10. De personoplysninger som er nævnt i punkt 4 og som Ansøger ikke har meddelt samtykke til behandling af, vil blive behandlet efter reglerne i persondataforordningen og databeskyttelses-lovgivningen, herunder i det omfang behandling er nødvendig for, at Sparthy kan forfølge en legitim interesse.
11. De legitime interesser Sparthy forfølger er i denne forbindelse rekrutteringsprocedure, jfr. Persondataforordningens Artikel 6, 1 f samt bevarelse af oplysninger for at kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvar mod retskrav.
12. Visse databehandlere er placeret i udlandet, herunder i forbindelse med anvendelse af Office 365, herunder tillige udenfor EU i forbindelse med anvendelse af sociale medier i form af fx Facebook, LinkedIn m.v. Sparthy benytter oplysninger, der er tilgængelige på internettet og på de sociale medier, til at søge oplysninger om og vurdere ansøgere. Indsamling og opbevaring af oplysninger vil begrænses til oplysninger, der er saglige og proportionale i forhold til formålet med indsamlingen jfr. artikel 5 i Persondataforordningen.
13. Sparthy opbevarer oplysninger om Ansøger i max 6 måneder, hvorefter oplysningerne slettes. Opbevaringen sker med det formål at vurdere fremtidig jobmulighed. Hvis der indenfor de 6 måneder fremkommer klager vedrørende rekrutteringsprocessen, hvor det er nødvendigt for Sparthy at opbevare ansøgninger for at kunne dokumentere eksempelvis, at der ikke er sket overtrædelse af ligebehandlingslovgivningen, forskelsbehandlingslovgivning el.lign. kan der dog ske fravigelse fra ovennævnte udgangspunkt.
14. Ansøger kan til enhver tid tilbagekalde et givet samtykke. Tilbagekaldelse kan ske ved mail til Sparthy, mail sparthy@sparthy.dk
15. Ansøger har ret til at anmode Sparthy om indsigt i og berigtigelse og sletning af personoplysninger, begrænsning af behandling vedrørende Ansøger og at gøre indsigelse mod behandling samt ret til dataportabilitet.
16. Ansøger har ret til at indgive klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, Telefon 3319 3200, Fax 3319 3218, e-mail dt@datatilsynet.dk www.datatilsynet.dk.
17. Henvendelser og spørgsmål vedrørende denne persondatameddelelse kan rettes til Hanne Bro Odde, mail hbo@sparthy.dk

Venlig hilsen

Sparekassen Thy